En Operation Dental, la gestión de los costes de suministros siempre ha sido un enfoque estratégico impulsado por el equipo. Nos aseguramos de que todos los consultorios dentales cuenten con los suministros necesarios, al tiempo que controlamos los gastos y nos mantenemos eficientes, flexibles y conscientes de los costes sin comprometer la calidad de la atención.

En la mayoría de los consultorios, el asistente dental principal supervisa el inventario, los pedidos, la formación y el uso de los suministros, mientras que otros miembros del equipo ayudan a comprobar el inventario y a añadir artículos a la lista de pedidos. Las compras de mayor envergadura, como nuevos equipos o instrumental especializado, son revisadas y aprobadas por la dirección caso por caso. En el caso de las nuevas oficinas, nuestro equipo central revisa y aprueba todos los pedidos durante el primer año para garantizar la coherencia y la rentabilidad.

Cada oficina realiza una comprobación de inventario mensual durante la última semana y hace un pedido consolidado a principios del mes siguiente. Este ritmo predecible evita el exceso de existencias, facilita la elaboración de presupuestos y reduce los gastos de envío. Si una oficina se queda sin existencias a mediados de mes, un pedido menor cubre el hueco.

Mantener una comunicación abierta es tan importante como nuestros sistemas logísticos. Las conversaciones periódicas sobre los costes de los suministros y las tendencias del mercado aumentan la concienciación, fomentan el uso consciente y promueven la colaboración para identificar oportunidades de ahorro. Cuando los miembros del equipo comprenden el impacto de la inflación, los aranceles y los precios de los proveedores, se vuelven más proactivos y conscientes de los costes, lo que ayuda a toda la organización a funcionar de forma más eficiente.

Nuestras oficinas utilizan un sistema de seguimiento manual en papel que registra lo que hay que pedir y en qué cantidades, manteniendo el proceso sencillo, accesible y responsable a nivel de oficina. Los productos caducados son raros en nuestras oficinas porque mantenemos intencionadamente un inventario reducido que es justo lo suficiente para satisfacer las necesidades de los pacientes sin crear excesos. Cuando un consultorio tiene suministros de sobra, los comparte en nuestro chat de grupo para que otras ubicaciones puedan reutilizar los artículos, minimizando los residuos y ahorrando costes en todos los consultorios dentales.

Cada consultorio funciona con un presupuesto mensual basado en un porcentaje de su producción media, desglosado en categorías como suministros dentales, suministros para implantes y honorarios de laboratorio. Estos parámetros se registran en nuestra hoja de cálculo de objetivos, que la dirección revisa mensualmente. Algunas oficinas superan ocasionalmente sus presupuestos, mientras que otras se quedan por debajo, pero la mayoría se mantienen dentro o por debajo del presupuesto a lo largo del trimestre o del año, siempre que se cumplan los objetivos de producción.

Este enfoque equilibrado permite flexibilidad sin sacrificar la disciplina financiera. Revisamos las tendencias de gasto durante nuestras reuniones de tracción, que se celebran de tres a cuatro veces al año, y trabajamos con los equipos para identificar formas de mantener el rumbo. Durante las visitas a las oficinas, la dirección también se reúne directamente con los responsables de los pedidos y los médicos para revisar el rendimiento, ofrecer apoyo y abordar los retos presupuestarios recurrentes.

Algunas de nuestras mejores ideas para controlar los costes proceden directamente del equipo. Las comprobaciones periódicas nos ayudan a identificar los puntos de desperdicio y a tomar decisiones de compra más inteligentes. Un gran ejemplo fue un pequeño pero impactante descubrimiento: las puntas de mezcla utilizadas para el material de las coronas provisionales eran ligeramente más largas y baratas, pero desperdiciaban más material. Tras revisarlo, cambiamos a puntas de mezcla más cortas en todas las oficinas, lo que redujo los residuos y los costes, y demostró que pequeños ajustes pueden suponer un ahorro significativo en toda la organización.

Operation Dental colabora principalmente con Henry Schein y Atlanta Dental Supply, que representan aproximadamente el 90% de todos los pedidos de suministros y equipos. Al concentrar nuestro poder adquisitivo, hemos conseguido descuentos por grupo, mejores condiciones y descuentos anuales. Utilizamos marcas propias para los suministros cotidianos y mantenemos relaciones directas con los fabricantes para los productos especiales.

Nos reunimos trimestralmente con los dos principales proveedores para revisar nuestro historial de pedidos, precios y oportunidades de mayor consolidación.

“Desde 2022, hemos reducido nuestra lista anual de artículos de más de 13.500 referencias diferentes a poco más de 1.500, una mejora importante que nos ha reportado importantes ventajas en los precios”, afirma Josh Reynolds, director de operaciones de Operation Dental.

Cada año renovamos los acuerdos de precios por volumen con nuestros principales socios para mantener los costes competitivos y estables a pesar de las fluctuaciones del mercado.

A diferencia de muchas DSO, Operation Dental valora la autonomía de los médicos. Permitimos a nuestros dentistas elegir materiales y laboratorios que se ajusten a su filosofía clínica, garantizando la comodidad y la calidad en la atención al paciente. Al mismo tiempo, animamos a probar alternativas de menor coste y, cuando un nuevo producto demuestra su eficacia y eficiencia, lo adoptamos en toda la organización.

Hemos estandarizado los equipos de la sala de máquinas con un solo proveedor para mantener la calidad y los precios, hemos consolidado los separadores de amalgama para reducir los costes de mantenimiento y hemos sustituido las jeringuillas desechables aire-agua por jeringuillas metálicas reutilizables, que requieren una mayor inversión inicial pero ahorran dinero con el tiempo y reducen los residuos plásticos.

Este año, el mercado mundial de suministros dentales ha sido impredecible, con el aumento de los aranceles, la inflación y los retos de la cadena de suministro internacional que han provocado múltiples subidas de precios. Dado que más de la mitad de nuestros suministros dentales se fabrican en el extranjero, como China, Taiwán, India, México, Canadá y Alemania, estos cambios económicos mundiales han afectado significativamente a Operation Dental.

A pesar de estos desafíos, el crecimiento y la escala de Operation Dental han asegurado niveles de proveedores más fuertes y precios más competitivos para compensar el aumento de los costes. Operation Dental espera menos descuentos e incentivos promocionales en 2026, por lo que nos centraremos en la consolidación estratégica, asociaciones más fuertes y nuevas eficiencias para seguir siendo resistentes, rentables y posicionados para un crecimiento sostenible en los próximos años.