Kaitlyn, directora administrativa de la clínica dental DeBary, explica por qué no todas las DSO son iguales y cómo Operation Dental ofrece lo mejor de una consulta privada y el apoyo de una DSO

Mucho antes de incorporarse a Operation Dental, Kaitlyn pasó ocho años desarrollando su carrera profesional en una pequeña clínica privada con un dentista y dos higienistas, donde desempeñó diversas funciones y acabó ocupando los puestos de asistente dental y responsable de la clínica.

En 2019, la clínica en la que trabajaba Kaitlyn fue vendida a Operation Dental y, posteriormente, se fusionó con otra clínica para formar DeBary Dentistry. Esta transición le permitió centrarse exclusivamente en las tareas de recepción y seguir desarrollando sus habilidades de liderazgo.

Lo que descubrió fue un modelo que no obligaba a la consulta a renunciar a las cualidades que ella valoraba en la odontología privada para poder contar con los recursos de una organización más grande.

“Sinceramente, es como si tuvieras lo mejor de ambos mundos: el trato y la atención al paciente de una consulta privada, junto con los conocimientos, el apoyo y las ventajas de una empresa”.”

A medida que la clínica crecía, Kaitlyn también lo hacía. En 2022, fue ascendida a directora administrativa de DeBary Dentistry, que ahora es una próspera clínica con tres dentistas y ocho higienistas.

En DeBary Dentistry, Kaitlyn describe el ambiente como acogedor, solidario, profesional y centrado en el paciente, con un toque de personalidad. El equipo se toma la odontología en serio, sin tomarse a sí mismos demasiado en serio.

“Me gusta decir: ‘Trabaja duro, diviértete a lo grande”», afirmó.

Esa filosofía se refleja en la cultura que ella se esfuerza por crear. El equipo es profesional, pero cercano. Los pacientes deben sentirse cómodos al cruzar la puerta, y los empleados deben sentirse igualmente apoyados cuando vienen a trabajar. Para Kaitlyn, la cultura no es algo que surja por sí solo. Hay que cultivarla de forma intencionada.

“La mayoría de nosotros pasamos más tiempo con nuestros compañeros de trabajo que con nuestras propias familias”, explicó. “Quiero que nuestra oficina sea un lugar en el que el personal disfrute de verdad estando en el trabajo y sepa que tiene una jefa que se preocupa de verdad por ellos, no solo como empleados, sino como amigos”.”

Una de las formas en las que ha puesto en práctica esa filosofía es mediante la iniciativa «Employee Shout Out», en la que cada dentista elige a un miembro del equipo que, en su opinión, haya destacado por encima de lo esperado y merezca un reconocimiento. Además, organiza competiciones amistosas que permiten a los empleados sacar a relucir su lado más competitivo, al tiempo que contribuyen a mejorar la productividad y a reforzar el trabajo en equipo.

Es una filosofía sencilla: crear un equipo que trabaje duro, se anime mutuamente y disfrute alcanzando objetivos juntos.

Hace varios años, Kaitlyn puso en marcha un proceso exhaustivo de preparación de historiales antes de cada cita con un paciente. Antes de que llegue el paciente, el equipo revisa de forma proactiva su historial, sus necesidades de tratamiento, la próxima cita y cualquier otra información relevante. Esto permite a los empleados verificar que la información sea correcta y esté debidamente documentada, así como identificar cualquier tratamiento pendiente, información que falte u oportunidades que pueda ser necesario comentar durante la visita.

El proceso ha mejorado la coherencia y la rendición de cuentas, al tiempo que ha reducido la posibilidad de que se produzcan errores y sorpresas de última hora, lo que ha reforzado la convicción de Kaitlyn de que una experiencia más fluida para el paciente suele comenzar mucho antes de que este cruce la puerta.

Es posible que los pacientes entren por la puerta sintiéndose ansiosos, asustados, abrumados o incluso avergonzados por su salud bucodental. Para generar confianza, lo primero es escuchar y comunicarse de tal manera que se sientan respetados y no juzgados. El mismo principio se aplica al liderazgo.

“Sé siempre muy abierta y accesible”, dijo Kaitlyn. “Cuando tu equipo sabe que puede acudir a ti y tus pacientes sienten que te preocupas de verdad por su experiencia, se genera confianza”.”

A medida que DeBary Dentistry ha ido evolucionando, Kaitlyn afirma que «Operation Dental» le ha permitido mantenerse al día. Los recursos y el apoyo de los que ha dispuesto le han ayudado a asumir mayores responsabilidades, a desarrollar sus habilidades de liderazgo y a ganar confianza a la hora de tomar decisiones y resolver problemas. Y lo que es igual de importante, ha sentido que se confía en ella para expresar su opinión.

“Agradezco que la empresa me haya permitido tener voz en la orientación de la consulta”, afirmó. “Contar con esa confianza me ha animado a centrarme en el desarrollo de la consulta y en la experiencia que ofrecemos a nuestros pacientes”.”

Su trayectoria, desde una pequeña consulta privada hasta la dirección de una de las clínicas con múltiples profesionales de Operation Dental, que no deja de crecer, también transmite un mensaje que le gustaría poder transmitirse a sí misma al inicio de la transición: No te preocupes. No todas las DSO son iguales.